ビジネス英語:メールの例文を作ろう!

ビジネス英語でメールの例文を作っておこう!

 

ビジネス英語を使うあなたにとって、おそらく一番多くこなさなければいけない仕事は
英文メールを書くことでしょう。この作業、慣れると自然と文面も作れるようになりますが、
それまではどんな表現を使えばいいか、とても悩みますよね。自分も入社当時は、英文
メールを書く必要が出るたびに、ストレスに感じていました。

 

 

しかし、ビジネスメールの表現は、実はかなり定型化できるものです。そこで、僕が以前
楽をするために使っていた簡単な方法をご紹介します。それは、英文メールのサンプル
を作っておいて、タイプ別にWordやメモパッドに保存しておき、状況に応じてコピペして
ちょっとだけ変えて、すぐに送付できるようにする方法です。

 

 

それでは、よくあるビジネス英語のメール例文として、感謝のメールを見てみましょう。

Dear 相手の名前,

 

Thank you very much for your great help during our recent "お礼を言うイベント".

 

Your support and experience really made a difference in how effectively
we were able to "相手のおかげで何ができたか".

 

We are planning "次に仕事をするような機会", and it would be great if we could
see each other and work together again. "何か付け加えることがあればここに入れる"

 

Thanks again for your great support, and I look forward to seeing you soon.
Best regards,

 

あなたの名前

 

簡単な例文ですが、それぞれポイントを絞ってみていきましょう。
まず、ビジネス英語のメールにおいて、書き出しはほとんどの場合は相手の敬称から
始めます。まれに、とても正式な場合は相手の氏名、会社名、住所等の一覧から
書き出す場合もありますが、メールより正式な英文レターレベルの場合のみです。

  •  Dear 誰々  :  一般的に、〜さん の場合
  •  Mr. / Ms. 誰々 : ちょっと改まって、 〜様 の場合
  •  To whom it may concern : 特定せず、関係各位、担当者の方へ

 

続いて、本文の書き出しではシンプルに結論から始めることが多いです。業務メールでは
初めの書き出しで「なぜあなたがメールを書いているか」を明らかにすることが重要です。

  • Thank you very much for... :  一般的なありがとうメールにて使用
  • Congratulations on your... :  お祝いメールの場合に使用
  • I am writing to inform you that... : お知らせや一般周知の場合に使用
  • Please accept our sincere apologies for... : お詫びメールにて使用
  • I am deeply sorry to hear that... : 相手の不幸や残念な状況を聞いた際に使用

 

その後、本文では自分の書きたい内容を自由に記述します。ここで要件を伝えましょう。
ただし、本文の終盤では、もう一度、目的を繰り返すことが一般的です。上の例文では
「Thanks again for your ...」のところです。

 

そして最後に、ビジネス英語のメール特有の結びの言葉をつけます。日本語でいう所の
「敬具」にあたる英語ですが、結びの例文としては、以下が一般的です。

  • Respectfully yours: かなり堅めなビジネス英語メール用
  • Sincerely yours: すこし堅めな敬具
  • Best regards: 敬具(最も一般的)
  • Regards: 少し砕けて、敬具
  • Thanks and regards: メールで使いやすい結び
  • Thank you: 同僚やチーム等に対して、軽めに

 

こうしてみると、日本語の文章にも通じる、簡単なメール構成になっていますよね?
このようにビジネス英語でメールを書いたら、例文としてファイルに一覧で保存しておけば、
後でどんどん使いやすくなるので、オススメですよ。

 

 

 

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