謝罪メールを英語で書くと?

謝罪メールを英語で書くと?

 

英語メールをビジネスで使う時、謝罪メールは書き出しが難しいトピックの一つです。ここでは謝罪メールの英語の例文を見てみたいと思います。お詫びメールを個人として使う状況は、主に2つに分けられると思います。

  1.  軽い謝罪メール: 返信の遅れや締め切りを守れなかった等
  2.  個人的な謝罪メール: 自分の失敗やミスを謝罪する場合等

 

では、初めに軽い謝罪の英文メールから見てみます。

Dear 相手の名前,

 

1a.) I'm sorry for my late response. = メールの返信が遅れた場合
1b.) I’m sorry for not being on time to respond to your inquiry = 期限内に回答しなかった場合
1c.) I’m very sorry for missing the deadline. = 締め切りを守れなかった場合

 

A Due to some trouble I'm currently dealing with, I needed to prioritize other urgent matters. From now, I will exercise better organization to ensure my punctuality.

 

B Please let me revert to you once I complete your requirement as soon as possible. I appreciate your kind understanding of my current situation.

 

Thank you very much,,
あなたの名前

 

簡単に内容を追ってゆきましょう。
まず、英語の謝罪メールにおいて、書き出しはほとんどの場合、相手へ謝ることからスタートします。結論から先に言う、の原則ですね。上の例文では、3つの表現から選ぶようになっていますが、どれも "I'm very sorry for 〜"の後に自分の謝罪の内容を入れます。

 

続くA段落では、お詫びするような状況になった理由を説明します。上記の英文例では、『トラブル(不測の事態)に対応せねばならず、他の緊急な要件を優先する必要がありました。今後は、時間通りに対応出来る様、(より良い効率化に)努めます。』といった意味です。

 

そして、B段落では、今後のアクションを示すと共に、相手への理解を求めます。上記の英文例では、『ご依頼事項が完了したらすぐにご連絡させて下さい。ご理解に感謝します。』といった締め方です。その後、ビジネス英語特有のメールの結びとして、ここでは"Thank you very much"を使い、略式ながら急いている感を演出してみました。もちろん、"Sincerely" や "Truly"でフォーマルに決めても問題ありません。

 

また、さらに軽い謝罪(少しだけ遅れた等)の場合や、よく知った間柄の相手であれば、@初めの謝罪とB今後のアクションだけでも、メールとしては目的を達成できるため、A遅れた理由等の説明は省いても問題ありません。

 

 

では、次に個人的な謝罪(自分の失敗やミスを謝罪する)の英文メールを見てみましょう。

Dear 相手の名前,

 

@ Please accept my sincere apologies for my mistake in regard to "謝罪する必要のある状況".

 

A It was not my intention to create such an uncomfortable situation. I hope that I can be of any assistance in correcting my mistake and resolving the situation.

 

B While I have caused this unpleasant experience, now I can see where I went wrong. "どうしてミスを犯したのか理由を説明する文章を挿入". I believe acquiring those insights will allow me to learn and prevent similar issues in the future.

 

C Again I'm deeply sorry for causing this situation. Please feel free to let me know of your thoughts and concerns over this matter.

 

Sincerely yours,
あなたの名前

 

少し難しくなってきましたが、簡単に内容を追ってゆきましょう。
まず、謝罪メールの書き出しとして、@ではしっかり謝る表現"Apologize = 詫びる・謝罪する"を使っています。『〜に関する失敗につきまして、本当に申し訳ございません』といった意味です。 

 

次に、自分が現在どうしたいのかを伝えます。ここでは、微力でも状況を改善する助けになりたいと願っている事を伝えています。『私の意図に反してこのような状況となってしまいました。失敗を正し、少しでも状況を改善する様に努めたいと願っております。』といった内容です。

 

そしてBでは、なぜ失敗したか、反省をどう活かすのかを説明します。欧米の文化として、結論(謝罪)→失敗の理由→今後のアクション、といった文章の構成が好まれるためですが、ここでは今後につなげる意志を見せる表現としています。『不本意な経験を通じて、今では失敗を犯した理由がわかります。"〜理由の説明〜"こうした洞察を学んだことから、今後は似たような事態を防ぐことができると信じています。』といった内容です。日本ではこうしたポジティブな表現を使うことは少なく、しつこく謝り続ける感じがありますが、欧米では失敗の理由を長々と説明するよりは、現在や今後の改善を求められる事が多いと感じています。そのため、こうした表現は普段からよく使いますので、覚えておくと良いと思います。

 

最後に、Cでは再び失敗を謝罪し、相手の意見やアドバイスを求めます。『繰り返しとなりますが、このような状況となり本当に申し訳ありません。この件に関してお考えを頂ければと思います。』といった内容です。その後、ビジネス英語特有のメールの結びとして、ここでは"Sincerely yours"でフォーマルに決めておきましょう。

 

英語の謝罪メールは、挨拶メール等に比べて内容が複雑なので、難しい印象もありますが、書き慣れてくるとアレンジもしやすい構成であることに気づかれると思います。メールの例文を参考に、あなたが使いやすい英文例を徐々に作っていくことをオススメします。

 

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